Trong quá trình thao tác trên Excel có rất nhiều thao tác cần thực hiện như chia dữ liệu, sắp xếp và tổng hợp lại. Trong số đó, cách tách cột trong Excel cũng rất quan trọng mà bạn nên nắm rõ.

Ví dụ, chúng ta có dữ liệu trong một cột có tên và tiêu đề, nhưng nó khá lộn xộn và bây giờ chúng ta cần tách nó thành hai ô riêng biệt. Một ô là tên và một ô chứa dữ liệu vị trí. Bước này tưởng chừng rất đơn giản nhưng cũng gây không ít khó khăn cho những bạn chưa thành thạo Excel hoặc mới lần đầu làm việc với Excel. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu các bước tách cột trong Excel cơ bản nhất nhé!

1. Lợi ích của việc tách cột trong Excel

Khi làm việc với Word hay Excel, đôi khi bạn sẽ gặp trường hợp dữ liệu xuất hiện quá dài hoặc dữ liệu khác tiêu đề nhưng lại xuất hiện trong cùng một ô. Lúc này bạn cần chuyển dữ liệu đó thành từng cột riêng lẻ để dễ nhìn nội dung hơn.

Với cách chia thủ công, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, bạn nên nắm rõ cách chia cột Excel qua các bước đơn giản nhất để tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu quả công việc.

Vậy những trường hợp nào cần tách cột trong ô Excel:

– Trường hợp dữ liệu bị phân cách bởi dấu phân cách hoặc dấu chấm câu: Nguyên nhân của trường hợp này là do dữ liệu xuất từ ​​các file như Access, Word sang Excel có các chuỗi ký tự sau: “,”, dấu chấm câu. () hoặc dấu “-“.

– Trường hợp dữ liệu hiển thị quá dài theo cột khiến văn bản nhìn thiếu chuyên nghiệp: Nguyên nhân của trường hợp này là do việc nhập dữ liệu như mã hàng, mã code quá dài và mỗi dòng ký tự có một số ký tự giống nhau. lượng như nhau.

Xem Thêm: Học Tin Học Văn Phòng Chỉ Từ 99K

2. Cách tách cột trong Excel bằng dấu phân cách

Trong bài viết này, chúng ta sẽ lấy một ví dụ là chúng ta có một bảng dữ liệu trong Excel, với nội dung là họ và tên và bộ phận của họ như hình bên dưới:

Cách tách ô, tách cột trong Excel

– Bước 1: Mở file Excel và chọn tất cả các ô cần tách nội dung.

Trên thanh công cụ Excel, chọn Dữ liệu Sau đó chọn Văn bản trong cột.

Cách tách ô, tách cột trong Excel

>> Xem thêm: Cách tạo bảng trong Excel đơn giản và chi tiết nhất

– Bước 2: Trong cửa sổ Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột Trong này sẽ có 2 hộp kiểm mà bạn có thể lựa chọn.

+ Hạn chế: Phân tách các cột bằng các ký tự ngăn cách như dấu phẩy, gạch ngang, dấu cách,..

+ Chiều rộng cố định: Chia cột theo chiều rộng dữ liệu.

Dữ liệu của chúng tôi ở trên bạn chọn Giới hạnLựa chọn khác.

Cách tách ô, tách cột trong Excel

– Bước 3: Hộp thoại Bộ giới hạn sẽ hiện ra để chúng ta lựa chọn giới hạn nội dung chia sẻ bao gồm:

+ Thẻ: Nội dung được phân tách bằng dấu cách

+ Dấu chấm phẩy: Cách nhau bởi dấu chấm phẩy.

+ dấu phẩy: Dùng dấu phẩy ngăn cách.

+ Không gian: Sử dụng không gian được phân bổ.

+ Khác: sử dụng dấu phân cách để phân tách nội dung.

Trong ví dụ trên, bạn chọn Người khác và hãy nhấn Ctrl+J Chụp như hình bên dưới. Tiếp tục nhấp Kế tiếp.

Cách tách ô, tách cột trong Excel

– Bước 4: Tại giao diện màn hình chính, cửa sổ Xem trước dữ liệu Thông báo rằng nội dung được chia sẻ được hiển thị. Nếu nội dung cần tách phù hợp với mục đích tách cột thì bạn tiếp tục chọn định dạng cho ô tách bao gồm: Cột Chung, Văn bản, Ngày, Cột Không nhập (Bỏ qua).

Bạn tick vào ô văn bản và hãy nhấn chấm dứt Để cấu hình thao tác chia cột trong Excel, lúc này Excel sẽ tiếp tục chia nội dung mà bạn đã chọn thành 2 cột khác nhau.

Cách tách ô, tách cột trong Excel

Ta được kết quả cuối cùng như hình bên dưới:

Cách tách ô, tách cột trong Excel

3. Cách chia cột theo vị trí ký tự

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết trường hợp dữ liệu rất dài với số lượng ký tự chẵn.

Ví dụ: Xem bảng dữ liệu bên dưới. Yêu cầu chia các dòng mã thành các cột khác nhau.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 1

Bạn làm như sau:

– Bước 1: Mở một file Excel mới, chọn tab trên thanh công cụ Dữ liệu, sau đó chọn Câu hỏi mới.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 2

– Bước 2: Tiếp tục bạn chọn Từ tập tin –> sau đó chọn Từ Sổ làm việc.

Cách tách cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 3

– Bước 3: Trong cửa sổ Nhập dữ liệubạn chọn File để tách cột, sau đó bấm chọn Nhập khẩu.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 4

– Bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột rồi nhấn Chuyển đổi dữ liệu.

Cách tách cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 5

– Bước 5: Tiếp tục nhấp chia cột, sau đó bạn chọn điều kiện muốn tách cột Excel.

Ở đó:

– From delimiter: Tách cột bằng dấu phân cách

– Theo số ký tự: Tách cột theo số ký tự

– Theo vị trí: Tách cột theo vị trí theo số thứ tự

– Lowercase to Uppercase: Tách cột từ chữ thường thành chữ hoa

– Chữ hoa thành chữ thường: tách cột từ chữ hoa thành chữ thường

– From Digit to Non-Digit: Chứa các cột từ dữ liệu chữ số đến dữ liệu không chữ số.

– From Non-Digit to Digit: Tách cột từ dữ liệu không phải chữ số thành chữ số.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 6

– Bước 6: Bạn chọn mục Theo số ký tự.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 7

– Bước 7: Trong cửa sổ mới hiện ra, trong Ly thân bạn chọn Nhiều lần, TRONG Số ký tự bạn gõ số 7.

Cách tách cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 8

– Bước 8: Tiếp tục chọn Tùy chọn nâng cao trong cửa sổ mới rồi chọn kiểu hàng và cột sẽ sử dụng. Cuối cùng nhấn ĐƯỢC RỒI.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 9

– Bước 9: Trong trường hợp dữ liệu không được tách cột như mong muốn, bạn có thể thực hiện thao tác xóa định dạng tách cột được thực hiện ở phần bên dưới. Cài đặt câu hỏi và lặp lại thao tác từ bước 1.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 10

– Bước 10: Nhấp vào hình tam giác có mũi tên xuống trên Đóng Tải lên -> Chọn Đóng & Tải lên là bạn đã hoàn thành các bước tách cột theo số trong Excel.

Cách chia cột theo vị trí ký tự trong Excel – Hình 11

Trên đây là các bước tách ô, tách cột trong các phiên bản excel. Hi vọng bài viết trên sẽ hữu ích cho các bạn trong quá trình làm việc trên Excel và học Kế toán online hiệu quả hơn. Cảm ơn đã theo dõi những chia sẻ về học Excel nhanh lên và chúc may mắn!

>> Xem thêm: 3 Cách Chuyển Hàng Thành Cột Trong Excel Chi Tiết Nhất

Nhãn:
Excel