Quay trở lại với việc sử dụng hàm, hàm trong excel, người dùng excel thông thường chắc hẳn cũng đã có những hiểu biết tương đối và cơ bản hơn về những gì có trong excel. Tuy nhiên khi làm việc trong excel các bạn thường sử dụng cách đánh số tự động mặc định trong excel, điều này tiện lợi nhưng cũng có hạn chế khi bạn làm việc với hàng loạt danh sách và hàng trăm dữ liệu khác nhau và khi muốn xóa dữ liệu nào mà không được. giữ lấy thứ tự ban đầu. Vì vậy hàm subtotal sẽ giúp bạn thực hiện công việc đếm trong Excel khi lọc dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

1. Kéo chuột để đếm số trong Excel

Bước 1: Giữ Mở tệp Excel Sau đó Nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên >> Sử dụng chuột đánh dấu vào 2 ô chỉ cần nhập số.

Sử dụng chuột để đếm trình tự

Bước 2: Kéo chuột vào trong vị trí góc dưới bên trái cho đến khi nó xuất hiện hinh vuông nhỏ >> tiếp theo cuộn xuống để đếm khi lọc dữ liệu.

Sử dụng chuột cho số 1

2. Sử dụng công thức đếm số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở tệp Excell của bạn >> Nhập số đơn hàng cho hộp đầu tiên >> Tiếp tục nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 ở ô tiếp theo.

Ví dụ: Nếu bạn đặt số ô đầu tiên ở vị trí A2 thì công thức ở ô bên dưới sẽ là “=A2+1”

Sử dụng công thức để đếm thứ tự

Bước 2: Dùng chuột đặt ô vuông nhỏ vào góc của ô đó và Dỡ xuống tại vị trí cần đếm dãy.

Sử dụng công thức để đếm 1

3. Sử dụng hàm SEQUENCE

Sử dụng hàm SEQUENCE để đếm số thứ tự khi lọc dữ liệu

Chọn ô bắt đầu của dãy số > Nhập công thức “=SEQUENCE(Số hàng trong số)” > Báo chí Đăng nhập.

Ví dụ: Ta cần đếm 7 hàng nên sẽ dùng công thức “=SEQUENCE(7)”.

Sử dụng SEQUENCE để đánh số sê-ri

4. Hạn chế của AutoFilter khi đếm trong Excel

– Quan sát ví dụ mà Chaolong TV cung cấp về bảng dữ liệu số trực tiếp

Sử dụng AutoFilter khi lọc dữ liệu – Hình 1

Bạn có thể sử dụng tính năng Bộ lọc tự động để lọc nội dung ở cột D với tên điều kiện “CaoKết quả sau khi lọc như sau:

Sử dụng AutoFilter khi lọc dữ liệu – Hình 2

Qua quan sát kết quả sau khi lọc theo số thứ tự trong excel bạn có thể thấy, dữ liệu được đánh số thứ tự trong bảng Excel không thay đổi sau khi thao tác lọc dữ liệu hoàn tất. Nếu để nguyên như vậy sẽ gây khó khăn cho người dùng trong việc theo dõi và sắp xếp thông tin. Đây là một trong những hạn chế của tính năng AutoFilter.

Vậy cách đếm trong Excel khi lọc dữ liệu như thế nào? bạn có thể áp dụng SUBTOTAL .function mà chúng tôi chia sẻ nội dung dưới đây.

Hay nhin nhiêu hơn: Mô-đun Vi tính văn phòng cơ bản từ giảng viên giỏi nhất việt nam

5. Hàm Subtotal là gì?

Trong Microsoft excel chứa một hệ thống các hàm đặc biệt và mỗi hàm được kết hợp với nhau để tạo ra hàng loạt các hàm nâng cao khác. Nhưng không phải một chức năng chỉ có một chức năng của riêng nó, một chức năng cũng có thể thực hiện nhiều chức năng và cũng có những chức năng thực hiện một chức năng giống như một số chức năng khác, nhưng có tính ưu việt hơn rất nhiều so với một số chức năng khác cộng lại.

Nói về nó là Hàm tổng phụmột hàm để thực hiện một hàm tính toán, nhưng hàm tính toán linh hoạt và ưu việt hơn rất nhiều so với các hàm tính toán khác trong excel như Sum, Max, Min.

Ngoài ra, hàm còn được sử dụng để đếm tự động, khi người dùng lọc, xóa bớt một số dữ liệu làm mất thứ tự, hàm sẽ thực hiện công việc lưu lại số thực một cách chuẩn nhất.

Cú pháp hàm

Khi áp dụng một hàm để thực hiện các chức năng công việc người dùng cần nhập công thức hàm như mọi hàm khác. Công thức của hàm Subtotal cũng khá đơn giản và dễ nhớ:

=SUBTOTAL (Function_Number, ref1,…)

Ở đó:

– hàm_num: sẽ là các số thứ tự tương đương cho các chức năng như trong bảng dưới đây:

Cách đếm thứ tự khi xóa bằng hàm Subtotal (Hình 1)

– Tham chiếu1: đây là các đối số và cũng có thể là các giá trị khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng và dữ liệu trong bảng dùng để nhập công thức áp dụng cho hàm hàm.

– Tham chiếu2: Khu vực tham khảo thứ hai và có thể nhiều khu vực tham khảo hơn.

>> Xem thêm: Cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác trong excel

6. Cách dùng hàm subtotal để đếm thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Cũng như chức năng hàm đã trình bày trong phần giới thiệu hàm, phần này sẽ hướng dẫn bạn cách đếm thứ tự khi bạn xóa dữ liệu mà thứ tự vẫn đúng bằng hàm Subtotal.

Trong ví dụ sau mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng hàm Subtotal cũng như cách đếm thứ tự trong excel khi lọc, ví dụ được đưa ra trong bảng:

Cách đếm thứ tự khi xóa bằng hàm Subtotal (Hình 2)

Hay nhin nhiêu hơn: 3 Cách Bỏ Dấu Tiếng Việt Trong Excel Đơn Giản Và Chi Tiết Hơn

Hoàn thành công việc được đánh số cho các nhà máy đã được liệt kê trong bảng trên. Sử dụng công thức hàm Subtotal đếm từ ô đầu tiên: là cách lọc số thứ tự trong excel

Công thức: =IF(B1<>“”;SUBTOTAL (103;$B$1:B1);””)

Cách đếm thứ tự khi xóa bằng hàm Subtotal (Hình 3)

Nhập và lấy số đầu tiên, kéo và sao chép công thức bên dưới và lấy số tiếp theo:

Cách đếm thứ tự khi xóa bằng hàm Subtotal (hình 4)

Bạn thử xem nếu xóa dữ liệu thì đơn hàng có bị mất không nhé:

Cách đếm thứ tự khi xóa bằng hàm Subtotal (hình 5)

Chức năng đã thành công trong việc tạo đơn hàng, khi chúng tôi cố gắng xóa nó, đơn hàng sẽ được hoàn thành lại.

Nhiều người khi tìm hiểu về Excel thường đánh giá đây là một môn học “khó nhai” do có nhiều hàm tính toán phức tạp, thực tế là học Excel Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn nắm vững các thao tác cơ bản và thực hành chúng thường xuyên.

Vì vậy, sử dụng hàm Subtotal là một điều tuyệt vời cho người dùng khi đếm trong Excel khi lọc dữ liệu. Biết cách sử dụng hết các hàm trong excel không phải là điều dễ dàng nếu bạn không có quá trình học bài bản và khoa học. Chứng chỉ tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kiến ​​thức, kỹ năng cũng như mức lương không thể bỏ qua, hãy đăng ký và tham gia nhiều khóa học hơn nữa chứng chỉ IC3 . tại Chaolong TV.

Chúc may mắn!

Nhãn:
Excel