Đo lường thời gian trong excel là thao tác cơ bản và phổ biến của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là công cụ phổ biến mà các hoạt động kinh doanh không thể bỏ qua Chaolong TV Tìm hiểu cách tạo bảng chấm công excel bình thường.

bảng chấm công excel

Cách xác định mẫu bảng chấm công

Trước khi lập file excel, bạn sẽ xác định trước mẫu bảng chấm công excel bao gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung gì. Ví dụ như sau:

– Gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet là danh sách nhân viên

– Trung bình 20 nhân viên mỗi tháng

– Các ký hiệu chấm công có thể khác nhau tùy theo người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 loại ký hiệu, thống nhất trong 12 tháng)

– Mỗi bảng chấm công sẽ ghi ngày, thứ trong tháng. Riêng thứ 7 và chủ nhật màu sắc tự chuyển khác so với các ngày trong tuần.

– Ngày sẽ đúng giờ. Cuối tháng sẽ tự tính tổng khối lượng công việc của tháng.

– Tên nhân viên trong danh sách chấm công sẽ được lấy từ danh sách nhân viên

– Bạn cũng có thể liên kết các tháng với nhau để dễ dàng thao tác.

>> Xem thêm: Cách lập mẫu hóa đơn theo Thông tư 133

Các bước triển khai chi tiết

Trình bày các tờ

Cách ghi bảng chấm công hàng ngày là bạn phải để nguyên layout. Mẫu như đã đề cập trước đây sẽ bao gồm 13 tờ, nhưng khi bạn bắt đầu làm, chỉ cần 2 tờ:

– Tờ 1: Danh sách nhân viên.

– Tờ 2: Tháng 1 (đã hoàn thành trong 1 tháng và các tháng tiếp theo bạn có thể copy sheet này dán và đổi tên).

Tạo bảng danh sách nhân viên

Nội dung chính của tờ là hai bài viết “Tên” và “Mã nhân viên”. Bạn phải tạo mã nhân viên để tránh trường hợp trùng tên. Ngoài ra sẽ có các nội dung khác liên quan đến nhân viên như: quê hương, Ngày sinh, CCCD/CMND, Ngày làm việc…

Tạo bảng tính excel

Bảng phân công nhân viên đều được nhập thủ công nên sẽ không có công thức phức tạp. Đặc biệt, bạn nên chừa khoảng 2-3 dòng ở trên cùng để tạo liên kết đến các sheet khác. Phần bên trái của sheet sẽ được ngăn cách 1 cột để dự phòng nếu bạn cần bổ sung thêm.

Tạo sheet tháng 1

Đầu tiên, tạo một khuôn khổ cho bảng thời gian, bao gồm những điều sau đây:

– Tiêu đề – bảng chấm công

– Tháng

– Cục đo lường thời gian

– Tỷ lệ ngày làm việc mỗi tháng

Các cột sẽ bao gồm:

– Mã nhân viên

– Tên nhân viên

– Số ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày, lấy số ngày lớn nhất của 1 tháng)

– 4 đến 5 cột để tính chuyển đổi công việc

– 1 cột ghi chú

Tạo khung cho bảng chấm công

giao diện lá tháng giêng

Tiếp theo, bạn cần căn chỉnh chiều rộng của từng cột sao cho rõ ràng và dễ nhìn. Trong đó, các cột ngày tháng đủ nhỏ để đo thời gian. Cột để làm việc cũng sẽ không phải rộng. Như vậy là bạn đã hoàn thành bảng chấm công excel cực đẹp.

Cách giảm chiều rộng: bạn sẽ trích xuất các cột ngày của tháng, dựa trên giá trị (ví dụ trên đã xóa cột E thành cột AM). Sau đó bạn giảm chiều rộng ở cột E sao cho chiều rộng giảm xuống còn khoảng 30 pixel (hoặc bôi đen từ cột E đến AM rồi bấm nút lệnh Column Width chọn 3,13, hoặc 30 pixel).

Thay đổi chiều rộng cột

Tạo ngày khi bạn tạo bảng chấm công

Tạo ngày và giờ trong bảng tính excel rất dễ dàng như sau:

– Bạn sẽ xác định năm sử dụng. Trong ô D1, nhập giá trị năm. Một ví dụ là năm 2014.

– Tại ô B4 (ô xác định tháng đo thời gian), nhập hàm xác định ngày gồm: =date($D$1;1;1).

Dấu phân cách giữa các phần tử có trong hàm là: dấu chấm phẩy “;” hoặc dấu phẩy “,” tùy thuộc vào cài đặt máy tính của bạn.

Nội dung của hàm ngày tháng: Để xác định giá trị ngày tháng bằng giá trị chứa trong hàm. Các giá trị theo thứ tự sẽ lần lượt là Năm, Tháng, Ngày. Trong hàm trên: Year = giá trị của ô D1, Month = 1, Day = 1.

Sử dụng hàm công thức

– Sau khi nhập hàm, ngay tại ô B4, chọn định dạng ô/tùy chỉnh/nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] tại ô Type bên phải rồi nhấn nút OK (cụ thể: nháy kép => tháng => dấu cách => nháy kép => mm => nháy kép => năm => dấu cách => nháy kép => yyyy).

– Tại ô ngày 1 (tức là ô E9), nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên của tháng.

– Tại ô F9 nhập =e9+1 (xác định ngày tiếp theo của tháng).

Sao chép công thức tại ô F9 sang các ô liền kề, đến ô thứ 31 (tức là ô AI9) bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Đánh dấu từ ô F9 đến ô AI9, rồi nhấn Ctrl + R.

Cách 2: Nháy chuột vào ô F9, giữ chuột vào chấm đen trong ô để con trỏ chuột chuyển thành dấu +, rê chuột đến ô AI9 rồi thả ra.

– Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9 -> click Format Cells/ Custom/ Item Type. Sau đó gõ dd rồi nhấn OK (chỉ hiển thị số ngày). Nội dung từ ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ngày giống như trong bảng trên.

– Tại ô E10, bạn đặt đúng hàm =CHỌN(NGÀY TRONG TUẦN(E9); “Chủ nhật”; “T. hai”; “T. ba”; “Thứ tư”; “T. năm”; “T. sáu” ” ;”T. bảy”).

Nhập hàm công thức

– Sao chép công thức của ô E10 sang các ô tiếp theo bên phải, đến ô AI10 (ngày 31).

>> Xem Thêm: Hướng Dẫn Cách Quản Lý Bán Hàng Bằng Excel 2022 Mới Nhất

Công thức tạo bảng chấm công

Trong cột Ngày làm việc hiện tại (nghĩa là cột AJ), trong ô AJ11, hãy nhập hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$34G$)

Giống như các cột khác, hãy nhập công thức:

– Tại ô AK11 (Half Work) =countif($E11:$AI11;$G$35).

– Tại ô AL11 (Nghỉ phép có lương) =countif($E11:$AI11;$G$36).

– Tại ô AM11 (free pass) =countif ($E11:$AI11;$G$37).

– Tại ô AN11 (bệnh, thai sản) =countif($E11:$AI11;$G$38).

Sau khi đặt công thức xong, copy công thức đó sang ô của các nhân viên khác.

Khi bạn đã hoàn tất, bạn sẽ có một bảng như thế này:

Kết quả hoàn thành

Cuộc họp

Vậy là xong, bạn đã tạo xong bảng chấm công excel, tạo biểu tượng và tính toán chính xác số lượng công việc. Để tìm hiểu thêm, xem khóa học excel cơ bản bên trên Chaolong TV Vui lòng.

Nhãn:
Excel