Nếu bạn là người mới sử dụng các công cụ tin học văn phòng thì tất nhiên việc làm quen với PowerPoint vẫn còn khá khó khăn. Vì vậy, trong bài viết dưới đây UNICA sẽ hướng dẫn bạn cách làm PowerPoint từng bước để bài thuyết trình của bạn trở nên hấp dẫn và ấn tượng hơn.

1. Chọn chủ đề slide cho bài thuyết trình

học powerpoint Sẽ vô cùng dễ dàng với cách làm PowerPoint cực đơn giản cho những ai đã thành thạo nhưng lại khá bỡ ngỡ với những ai lần đầu sử dụng. Trong đó, chủ đề slide là một khái niệm mà nhiều người chưa hiểu rõ. Nói một cách đơn giản, nó được hiểu là một chủ đề xác định màu sắc, phông chữ, hiệu ứng và kiểu nền cho tất cả các slide trong bản trình bày PowerPoint tích hợp.

Khi người dùng sử dụng bộ theme có sẵn thì tiêu đề chính, phụ đề, nội dung, ảnh nền và một số thành phần khác trên slide sẽ được định dạng tự động cho các slide sau.

– Để chọn mẫu chủ đề, bạn chỉ cần click vào mẫu thiết kế Thiết kế sau đó nhấn vào chủ đề để chọn trong các mẫu chủ đề có sẵn trong PowerPoint. Có rất nhiều mẫu chủ đề để lựa chọn cho bài thuyết trình của bạn. Bên cạnh đó, bạn có thể tải thêm những theme độc, lạ và chất lượng trên các trang web uy tín khác.

Minh họa hình ảnh

2. Thêm slide mới vào PowerPoint

Khi đã chọn được chủ đề ưng ý, bạn hãy bắt tay ngay vào việc “xây dựng” slide nội dung cho bài thuyết trình của mình. Bạn nên nhớ rằng trang đầu tiên luôn là trang giới thiệu nội dung bạn sẽ trình bày hoặc trang tóm tắt các phần nội dung bạn sẽ trình bày.

Với bài hướng dẫn PowerPoint này khá đơn giản, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp thẻ trang chủ sau đó chọn slide mới trên thanh công cụ và chọn mẫu trang chiếu để thêm.

Minh họa hình ảnh

Tương tự như Theme, có rất nhiều mẫu thanh trượt khác nhau với các đường viền khác nhau mà bạn có thể lựa chọn. Để thống nhất các slide trong bài viết, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ slide nào và chọn Nhân bản các slide. Nếu muốn slide là trang trắng thì chỉ cần chọn New Slide để thêm trang mới.

Minh họa hình ảnh

>> Xem thêm: Tự học thiết kế PowerPoint đẹp độc lạ đơn giản

3. Nội dung slide

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bút, sách, vở, việc bạn cần làm là trình bày nội dung sao cho đúng? Tương tự, nội dung các slide của bạn nên bao gồm văn bản, hình ảnh, video, đồ họa, âm thanh … tùy thuộc vào từng slide bạn muốn thiết kế. Để viết nội dung trên slide, bạn chỉ cần click chuột vào khung rồi nhập nội dung muốn viết vào khung.

Nếu bạn muốn thêm nội dung vào trang chiếu, chỉ cần chạm vào đẩy sau đó chọn Hộp văn bản để thêm phần chèn và sử dụng con trỏ chuột để kéo khung và nhấn như bình thường.

Thêm nội dung vào Trang trình bày

4. Định dạng font chữ cho slide

Chữ trên slide chỉ thực sự thu hút khi bạn định dạng màu sắc, cỡ chữ và các hiệu ứng cho chữ. Thông thường, nhà phát triển sẽ chọn phông chữ như Time New Roman và cỡ chữ tùy chọn trực tiếp trên thanh công cụ.

5. Chèn hiệu ứng chèn vào slide

Có rất nhiều hiệu ứng chuyển động trong PowerPoint mà khi làm việc với chế độ tạo PowerPoint bạn nên nhớ kỹ để bài thuyết trình của mình thật chuyên nghiệp và ấn tượng. Một số hiệu ứng thường được sử dụng như: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ họa, hiệu ứng chữ, hiệu ứng chuyển động slide…

Nếu muốn tạo hiệu ứng chuyển động cho slide hấp dẫn nhất, bạn chỉ cần nhấn vào đối tượng cần chèn hiệu ứng rồi chọn mục. hoạt hình trên thanh công cụ. Sau đó bấm vào Tùy chỉnh hiệu ứng để tùy chỉnh các hiệu ứng cho từng nội dung. Có một giao diện hiệu ứng tùy chỉnh đó là Thêm hiệu ứng để thêm các hiệu ứng như:

– Giới thiệu: Hiệu ứng bất ngờ.

– Highlight: Hiệu ứng nổi bật.

– Motion Paths: Hiệu ứng chuyển động theo đường vẽ.

Bạn có thêm tốc độ để di chuyển đến một trang chiếu mới khi bạn trình bày bằng cách chọn Tốc độ chuyển tiếp. Cuối cùng, bạn chọn trượt trước để chọn thời gian tự động chuyển giữa các nội dung trên slide.

Thêm hiệu ứng vào slide PowerPoint

6. Cách làm Slide Master trên PowerPoint

Để rút ngắn thời gian định dạng slide, bạn nên sử dụng công cụ Slide Master – slide đầu tiên trong nhánh slide chứa tất cả dữ liệu bao gồm chủ đề và bố cục. Để tạo bản cái slide, chỉ cần chọn Xem -> Trang chiếu cái. Ngay sau đó sẽ xuất hiện nhánh Slide Master, bạn chỉ cần nhấn chuột vào slide đầu tiên để tiếp tục định dạng.

Ví dụ minh họa giao diện của một Slide Master trong PowerPoint

Khi định dạng slide, bạn cũng cần chèn nội dung, hình ảnh, khung, điều chỉnh định dạng văn bản, logo, v.v. Sau khi hoàn tất, bạn chỉ cần chọn Close Master là xong. Đây cũng là cách làm slide Powerpoint giúp bài thuyết trình chuyên nghiệp hơn.

7. Chèn nền vào slide PowerPoint

Tiếp tục học Powerpoint, bạn nên nắm được các bước chèn ảnh nền. Để tạo được một slide đẹp thì việc sử dụng các hiệu ứng hấp dẫn, phông nền là yếu tố đầu tiên mà bạn nên chú ý. Bạn chỉ cần truy cập trang web và tải về nền làm chủ đề để tạo nền cho slide của mình.

Các bước chèn ảnh trong PowerPoint 2010 như sau:

– Bước 1: Bạn chọn slide muốn chỉnh sửa và click chuột phải vào khung slide bên trái chọn Định dạng nền.

Minh họa hình ảnh

– Bước 2: Khi bảng định dạng nền xuất hiện, hãy chọn Hình ảnh hoặc kết cấu điền vào.

Minh họa hình ảnh

– Bước 3: Bạn cần chọn những hình nền PowerPoint phù hợp với nội dung và nhấn CẮT kêt thuc

Minh họa hình ảnh

Một lưu ý nhỏ rằng, các bước cấu hình trên chỉ áp dụng cho 1 slide được chọn. Nếu muốn áp dụng cho tất cả các slide thì chỉ cần chọn Apply to All. Ngoài ra 3 bước trên áp dụng cho PowerPoint 2010, với PowerPoint 2003, 207, 2013 bạn cũng có thể thực hiện tương tự.

8. Chèn nhanh video vào PowerPoint

Để bài thuyết trình của bạn có sức thuyết phục và hạn chế viết, cần phải đặt một video. Với bài hướng dẫn PowerPoint này sẽ giúp bạn tạo ra những bài thuyết trình chuyên nghiệp độc đáo. Cụ thể các bước chèn video trong PowerPoint 2010 như sau:

– Bước 1: bạn nhập đẩy và chọn biểu tượng Băng hình -> Video từ tệp.

Chèn video vào PowerPoint – Hình 1

– Bước 2: Trong cửa sổ Chèn video mở ra, bạn cần tìm kiếm video muốn chèn và nhấn đẩy xong.

Chèn video vào PowerPoint – Hình 2

Ngoài ra, bạn vẫn có thể lấy video từ web để nội dung thuyết trình của mình tươi mới hơn. Công việc nhúng cũng tương tự như video có sẵn trên máy tính, chỉ khác là bạn cần copy URL vào thanh địa chỉ của trình duyệt rồi chuyển ngược lại Powerpoint. Trên tab Chèn của dải băng, chọn Video -> Video Trực tuyến và dán liên kết URL đã sao chép ở trên.

Sau khi chèn video thành công, bạn có thể tùy chỉnh cách phát video đó trong chế độ xem Chung hoặc Trình chiếu.

– Nếu bạn chọn xem “Bình thường” thì trên video sẽ xuất hiện nút phát.

– Nếu bạn chọn “Trình chiếu” thì bạn có thể phát giống như video trên trình duyệt.

Vậy là xong và bạn có thể biết cách tạo một bài thuyết trình Powerpoint hoàn chỉnh.

>> Xem thêm: Cách làm sơ đồ tư duy ấn tượng nhất trong PowerPoint

9. Một số lưu ý khi tạo slide đẹp

Tuyển chọn những mẫu thiết kế slide thuyết trình độc đáo

Việc bạn lựa chọn những slide PowerPoint có sẵn sẽ không được đánh giá cao vì người xem sẽ cảm thấy rối mắt, thậm chí những mẫu đó rất xấu và dài dòng.

Một ví dụ slide đẹp và trang nhã thu hút người xem

Tại sao không tạo các mẫu trang chiếu trong bản trình bày của bạn bằng cách tham khảo các trang chiếu đẹp mắt trên web. Việc bạn áp dụng các slide có sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên “siêu phàm”.

Phông chữ và màu sắc phù hợp

Ở phần 1 khi hướng dẫn cách làm đẹp PowerPoint chúng tôi cũng đã lưu ý các bạn nên chọn đúng font chữ sao cho phù hợp với cách trình bày bài viết, để không gây khó chịu cho mắt người xem. Bạn có thể sử dụng một số font phổ biến như: Times New Roman, Arial, Calibri…

Ngoài ra, khi chèn ảnh nền bạn nên chú ý màu sắc của ảnh có phù hợp hay không? Bạn không nên sử dụng một màu hoặc lạm dụng quá nhiều màu trong bài thuyết trình. Hãy sáng tạo với màu sắc phù hợp!

Hình ảnh đã nhập phải khớp

Nhiều người nghĩ rằng việc nhúng ảnh sẽ thu hút và gây ấn tượng với người xem. Tuy nhiên, nếu bạn chọn hình ảnh phù hợp với nội dung được chuyển tiếp, nó sẽ có tác dụng thu hút sự chú ý của mọi người. Và nếu bài thuyết trình của bạn giới thiệu những hình ảnh không chính xác, những hình ảnh khó chịu, điều đó có nghĩa là bạn đã “giết chết” chính bài thuyết trình đó. Do đó, bạn nên cố gắng sử dụng hình ảnh một cách khôn ngoan, phù hợp với nội dung truyền tải. Bạn cũng nên cẩn thận khi sử dụng hình ảnh lớn, rõ ràng và liền mạch để thu hút sự chú ý của người xem.

Sử dụng đồ họa thông tin

Bài thuyết trình PowerPoint là một bài giới thiệu ngắn, nhưng có đầy đủ các nội dung quan trọng, vì vậy cần hạn chế văn bản. Thay vì sử dụng một bảng dữ liệu khô khan với những con số dày đặc và hấp dẫn, bạn có thể thay thế bằng những infographic với hình ảnh thú vị.

Ví dụ minh họa cho việc sử dụng Infographic trong thuyết trình

Khi bạn sử dụng Infographic, nó sẽ thay thế những đồ thị, hình vẽ phức tạp. Như vậy, người xem vẫn nắm được thông tin mà không cần phải đọc quá nhiều.

Với những chia sẻ về cách tạo PowerPoint, hãy lên kế hoạch bắt tay ngay vào việc tạo slide thuyết trình độc đáo, hấp dẫn và thu hút. UNICA hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong việc sử dụng PowerPoint.

Nhãn:
PowerPoint